Por Flávia Vianna
Editoria Solanda Steckelberg

Diante um cenário complexo para gestores culturais e artistas, onde a reafirmação de sua credibilidade e comprometimento com a democratização estão diariamente sendo colocados em xeque, torna-se importante e essencial a discussão sobre a importância do planejamento no desenvolvimento de projetos, para que sua execução tenha papel transformador e seja possível alcançar com êxito tudo o que se propõe, produzindo impactos positivos que fazem a diferença onde serão desenvolvidos.

Para tanto, é indicado iniciar um propósito pela conceituação do que seria um projeto. Segundo uma das maiores associações para profissionais de gerenciamento de projetos, o Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute PMI) projeto é o “esforço temporário empreendido na criação de um produto, serviço ou resultado único. E sua natureza temporária indica que ele tem inicio e término bem definidos e que o término é atingido quando seus objetivos são alcançados ou quando o projeto é encerrado”.

Entendido o conceito e ainda alinhado as orientações do PMI, o projeto deve necessariamente cumprir um ciclo básico de desenvolvimento, que se divide em quatro fases:

– Iniciar o projeto;

– Organizar e preparar;

– Executar o trabalho, e;

– Encerrar o projeto.

Ao visualizarmos as etapas básicas, a primeira impressão nos leva a pensar que é óbvio e intuitiva a condução deste processo, e que qualquer pessoa com o conhecimento mínimo em projetos executa as etapas sugeridas. Entretanto, ao sub julgar este ciclo, muitas vezes cometemos o mais comum dos erros, não aplicar o tempo adequado para o planejamento de cada fase do ciclo, e não contratar pessoas especializadas, que poderão compor uma equipe alinhada à gestão dos processos. Assim, surgem vários projetos com pouca pesquisa, quase nenhuma análise crítica, e sem alinhamento à realidade de onde está sendo desenvolvido, servindo apenas para alimentar egos e causar grandes frustações durante e depois de sua execução.

Os ciclos descritos pelo PMI, possuem natureza genérica e podem ser aplicados na construção civil, área social, da saúde, educação, turismo, e inclusive na área cultural. E independe da dimensão trabalhada, sendo indicado para projetos com prazos variados.

A criação de projetos artísticos e sociais estão normalmente associados a ações multidisciplinares, que envolvem profissionais dos mais diversos tipos e habilidades, o que torna imprescindível o trabalho de forma estratégica e orientado para os resultados esperados desde o início de seu ciclo de vida.

Um empreendedor cultural que se propõe ao acompanhamento responsável do ciclo completo de um projeto, certamente terá maior êxito e se resguardará de qualquer mensuração equivocada ou questionamentos que venham a ocorrer após a finalização de sua execução.

Sendo assim, ao realizar o exercício de trazer os conceitos de ciclo do Project Management Institute (PMI), para a realidade dos projetos culturais, de forma simplificada podemos entender que:

INICIAR O PROJETO: seria o primeiro passo, a elaboração do projeto. A base para determinar o escopo do projeto, editais possíveis de participação, e recursos e ações prioritárias, pois é o momento da definição de questões fundamentais para a realização do plano proposto. Inclui pesquisar, determinar o real problema a ser resolvido, descobrir o que motiva a construção da proposta, ou seja, entender os sintomas e buscar as causas que estão por trás da necessidade de criação da solução. Identificar as pessoas impactadas, envolvidas e beneficiadas, e a partir daí coletar, interpretar e consolidar informações. Detalhar serviços, funções e cotar para a criação de planilhas orçamentárias reais. Assim, entende-se que será possível equilibrar o tempo, custo e qualidade do projeto.

Nesta fase inicial, pode-se considerar também o processo de aprovação em editais e processo de captação de recursos.

ORGANIZAR E PREPARAR: segundo passo do projeto, hora de adequar à realidade de captação ao escopo principal proposto, que resultará muitas vezes em readequação de metas e planilha do projeto. É momento de montar equipe, mobilizar pessoas, nivelar informações, buscar parcerias, rever e definir etapas de trabalho, discriminar orçamentos e criar ferramentas de acompanhamento do projeto, que inclui os gastos e alcance de metas. O gestor nesta fase é um dos grandes responsáveis pelo sucesso ou fracasso das demais etapas. Seu papel deverá ser de orientar e encorajar os envolvidos a levantar todos os pontos críticos que poderão levar a falhas durante a execução, além de criar um mapeamento dos pontos de atenção, para atuação e correção se necessário, para que as entregas ao final da execução não sejam comprometidas.

EXECUTAR O TRABALHO: a fase de execução do trabalho contempla, essencialmente colocar o planejado em ação monitorando o progresso real do projeto e comparando ao planejado, tanto em termos de metas, quanto de orçamento. Nesta etapa podem surgir solicitações de mudança de rumos e incrementos ao escopo, assim estar atento e tomar decisões para tais demandas são funções fundamentais do gestor para obter êxito nesta fase do projeto.

São sugeridas reuniões frequentes com a equipe, para que seja reportada qualquer ação que esteja interferindo para o mau andamento do projeto, e/ou tenha ajudado no sucesso do alcance das metas pactuadas.

Esta etapa é imprescindível para o registro das metas alcançadas, produção e organização de documentação que comprove sua execução, inclusive no que diz respeito aos gastos financeiros, pois não basta fazer o bem, fazer o correto, é necessário provar o que se fez.

ENCERRAR O PROJETO: O objetivo desta fase é comprovação da entrega do produto final à sociedade, consolidação da documentação do projeto, desmobilização da equipe de trabalho, encerramento dos contratos e pagamentos aos fornecedores. É o momento propício para uma “auditoria” de todo o processo, dentro dos padrões exigidos pelos instrumentos reguladores (Instruções Normativas, Manuais de Prestação de Contas e Editais).

Além disso, este é o momento da análise da performance do projeto, onde o gestor deverá avaliar junto à equipe o que correu bem e o que poderia ser melhorado, para a produção de relatórios de acompanhamentos tanto financeiro como de cumprimento de objetivos.

A última etapa desta fase para projetos culturais, seria a elaboração da documentação de prestação de contas, onde são apresentadas todas as informações fiscais dos gastos, extratos bancários, relatórios de acompanhamento, documentos fotográficos e videográficos, bem como todo o material produzido para divulgação, clipping de matérias jornalísticas, entre outros. Servirá como base para o aprimoramento contínuo, bem como para a comprovação da perfeita utilização dos recursos aplicados para o desenvolvimento do projeto.

CONCLUSÃO: o ciclo básico de vida de um projeto, poderá apoiar os gestores no desenvolvimento organizado das ações, permitindo o controle eficaz sobre as entregas previstas, mas principalmente facilitando que as expectativas de todos os envolvidos direta e indiretamente (órgãos públicos, beneficiários, fornecedores e o próprio proponente) sejam atendidas, e os impactos positivos sociais e culturais sejam alcançados com sucesso e boa repercussão.

REFERÊNCIA: PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. Guia PMBOK® 5ª. Ed. – EUA: Project Management Institute, 2013